Logiciel de caisse

Afin de lutter contre la fraude fiscale, le Gouvernement a fait adopter une disposition spécifique par l’article 88 de la Loi des Finances 2016, laquelle édicte des obligations aux redevables de la TVA en matière d'utilisation de logiciels de caisse.

A compter du 1^er janvier 2018, les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou bien d'un système de caisse, devront utiliser un logiciel conforme répondant à certaines conditions, c'est à dire répondre à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

A ce titre, ils devront produire soit un certificat délivré par un organisme accrédité, soit une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel conforme au modèle fixé par l'administration.

L'ensemble des obligations qui pèsent sur les redevables sont fixées par l'article 286 du Code général des impôts dans sa rédaction issue de l'article 88 de la de finance pour 2016 (Loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015) et applicable à compter du 1^er janvier 2018.

Contrairement à des informations complaisamment relayées sur la toile il n'est nullement fait obligation aux redevables de la TVA d'utiliser une caisse enregistreuse. Toutefois, dans cette hypothèse le redevable doit être en mesure de présenter une attestation de conformité du logiciel utilisé aux dispositions du 3° bis de l'article 286 du CGI.

Si le redevable n'entend pas faire l'usage d'une caisse enregistreuse ou d'un logiciel d'encaissements, il devra respecter les dispositions du 3° de l'article 286 du CGI, c'est à dire mentionner dans une registre numéroté, sans blanc ni rature toutes les opérations d'encaissement en en précisant la nature ainsi que le mode de paiement (espèces, carte bancaire, chèque bancaire, etc.). Les dépenses doivent également y être détaillées.

Bien que ce texte autorise que les ventes aux particuliers qui ne dépassent pas 76 € payées en espèces puissent être reportées quotidiennement en fin de journée, nous n'en recommandons pas l'usage.

L'objectif poursuivi par l'administration fiscale est de s'assurer des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Aussi, les personnes qui n'utilisent pas un logiciel agréé doivent justifier auprès de l'administration fiscale qu'ils peuvent transmettre les enregistrements comptables conformes à la norme FEC (Fichier des écritures comptables). Certaines caisses enregistreuses permettent de sauvegarder les tickets Z sur un support amovible (carte SD, clé USB, CD, DVD ou autre) et de les produire au format FEC, répondant ainsi aux prescriptions édictées par l'article 286 du CGI. Une norme NF525 a été édictée et mise en oeuvre par plusieurs fabricants de caisses enregistreuses permettra de justifier auprès de l’administration la fiabilité et l’intégrité des données enregistrées. 

Si la caisse enregistreuse utilisée ne dispose pas de cette fonctionnalité, l'ensemble des tickets Z devront être conservées (ils sont numérotés en séquence) et transmis à l'administration fiscale selon le format FEC, obligeant à un important travail de saisie.

A compter du 1^er janvier 2018, des agents de l'administrations fiscale  pourront intervenir de façon inopinée, dans les locaux professionnels d'un assujetti à la TVA pour vérifier qu'il détient le certificat ou l'attestation individuelle et à défaut, lui appliquer l'amende. Cette nouvelle procédure de contrôle est prévue à l'article L. 80 O du livre des procédures fiscales.

L'absence de production d'un certificat ou d'une attestation individuelle, d'un assujetti à la TVA est passible d'une amende égale à 7.500 € par caisse non conforme, prévue à l'article 1770 duodecies du CGI. En cas de non respect de cette obligation le redevable dispose d'un délai de 60 jours pour régulariser sa situation faute de quoi il sera passible d'une nouvelle amende de 5.000 €.

Dans un premier temps, il est possible que ces agents fassent preuve de pédagogie surtout envers les petites entreprises encore faut-il que les redevables connaissent les dispositions nouvelles et puissent expliquer et prouver les moyens mis en oeuvre pour répondre à la nouvelle réglementation.

Loin d'inciter à échapper à des obligations d'ordre fiscal, plusieurs situations sont à prendre en considération.

- Le volume de votre activité est tel qu'il vous permet, compte tenu du nombre de transactions susceptibles d'être retracé manuellement, vous pouvez tenir un livre de caisse manuel à la condition de respecter les dispositions du 3° de l'article 286 du CGI, c'est à dire à l'encre, sans blanc, ni rature. En cas d'erreur, une écriture complémentaire d'annulation ou de rectification devra être portée à la suite, éventuellement dans une colonne différente si le tracé le permet. Les totalisations mensuelles devront être effectuées.

- Vous exercez une activité importante de négoce, vous avez tout intérêt à vous munir d'une caisse enregistreuse répondant à la norme NF525, la somme de travail manuel étant telle que nous ne voyons pas d'autre solution.

Rappelons qu'il est impératif de répondre à l'obligation pour chaque caisse mais également pour chaque établissement.

En cas de pluralité de solutions (cas par exemple de ventes sur une boutique internet ou de transmission florale), chacun des prestataires devra fournir l'attestation qui le concerne.

Article 88 de la Loi de finance pour 2016 

Article 286 du Code général des impôts

Bulletin officiel des impôts : Obligation d'utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse conforme (13.49 Ko)

BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 (141.75 Ko)

Article A47 A 1 du Livre des Procédures fiscales : Fichier des écritures comptables (FEC)